Ansvarlig leverandørstyring og kortlægning af forsyningskæder

Ansvarlig leverandørstyring og kortlægning af forsyningskæder er et integreret element i virksomhedens arbejde med bæredygtighed, og skal ses på baggrund af de kommende EU direktiver CSRD og CSDDD. Små og mellemstore virksomheder forventes ikke at blive direkte omfattet af den ledsagende lovgivning, og dermed heller ikke lovkrav om, at der gennemføres due diligence for bæredygtighed.

Du kan dog risikere – forvente – at blive mødt af krav til due diligence fra dine kunder, fx større virksomheder, som allerede er ved at forberede sig på kommende lovkrav eller allerede møder lovkrav i andre lande. De facto medfører EU direktiverne dermed at langt de fleste virksomheder bør forberede sig på kortlægning af egne forsyningskæder, i forhold til såvel emissioner (scope 3) som ansvarlig virksomhedsadfærd og due diligence-processer til at identificere, forebygge og håndtere negative indvirkninger på mennesker og miljø.

Fremstillingen nedenfor er møntet på at give overblik så du selv kan gå i gang med arbejdet efterfølgende. Ressourcer er derfor nævnt løbende og opsamlet afslutningsvist.

Emissioner fra vore leverandører- scope 3

Leverandører udgør først og fremmest den væsentligste andel af din virksomheds emissionen. For en handelsvirksomhed er dette umiddelbart indlysende, men også for produktionsvirksomheder er råmaterialer, halvfabrikata og delkomponenter oftest den primære emission.

De fleste rapporterer efter GHG protokollens opdeling i Scope 1, 2 og 3 emissioner. Dvs Scope 1 er dine direkte udledninger (benzin/diesel fra dine biler eller gas til din brænder/ovn), Scope 2 dine indirekte udledninger fra eget forbrug (herunder el, gas, varme mm) og Scope 3 dine tilkøbte udledninger fra tredjeparts forbrug.

Det kræver en del systematisk dataindsamling, at få overblik over Scope 3. Normalt indsamles disse data direkte hos leverandører. Det er også muligt istedet at hente mere generelle data om produkt-, råvare- og halvfabrikata via internationale databaser som Exiobase og Ecoinvent; der sammen med Klimakompasset udviklet af Erhvervsstyrelsen kan være en genvej til at beregne udledningerne i scope 3.

Start med de største områder først – få overblik over prioriterter og riscici. Erkend at det bliver en rejse, så kom igang med det vigtigste. Enten defineret ved omfang omsætningsmæssigt, betydning for sortimentet eller direkte krav fra aftagere.

Det er dog fortsat begrænset, hvor mange virksomheder, som rigtigt er kommet i gang med at opgøre og nedbringe deres scope 3-udledning.

En analyse fra Erhvervsstyrelsen (2023) indikerer, at de primært er de større, mere erfarne virksomheder inden for bæredygtig omstilling, der udregner deres scope 3-udledning. Selv for disse virksomheder er der udfordringer, særligt for virksomheder med lange værdikæder, som går på tværs af landegrænser. Det gælder både i forhold til at indsamle data om udledningerne, endsige proaktivt søge at påvirke og ændre leverandørernes udledninger.

I analysen fremgår det at de vigtigste udfordringer, som virksomheder står over for, når de vurderer omfang 3 emissioner, primært er relateret til data. Ved beregning af scope 3-emissioner identificerer de fleste udfordringerne som Vanskeligheder med at få data (71 %) og Dårlig datakvalitet (47%).

Men betydningen for den samlede rapportering af emissioner bliver støt stigende i de kommende år, med pres fra implementering af EU direktiver som CSRD og CSDDD.

CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) er EU’s rapporteringsdirektiv om bæredygtighed, som erstatter de nuværende EU-krav om samfundsansvar, der er implementeret i årsregnskabsloven for de store virksomheder.

Her indgår systematisk indsamling og opgørelse af data vedr. emissioner med virkning fra 2024, og dermed første rapportering i 2025 med årsregnskabet for børsnoterede selskaber.

…og ansvarlig leverandørstyring: Due dilligence

Udover selve emissionen fra eget scope og underleverandører, arbejder kommende EU direktiver med anbefalinger til bæredygtig virksomhedsadfærd, hvor ansvarlig leveandørstyring er en integreret og væsentlig del.

CSDDD (Corporate Sustainability Due Diligence-direktivet) er et forslag til EU direktiv, der kræver, at virksomheder rapporterer på bæredygtighed og forpligtes på ansvarlighed herunder specifikt inden for menneskerettigheder, klima og miljø. Direktivet ventes vedtaget i 2024.

En stor ændring er desuden, at grundvilkåret for rapporteringsarbejdet bliver den dobbelte væsentlighed; dvs. som virksomhed skal vi ikke bare kortlægge, på hvilken måde vores forretning påvirker klimaet. Vi skal også kortlægge hvordan klimaforandringerne påvirker os – og vores forretning.

Alle kommer til at rapportere efter CSRD/CSDDD. Enten direkte via lovgivning. Eller indirekte via pres fra dine kunder, der skal rapportere på hele din leverance i din egenskab af virksomhedens underleverandør: Dvs. både dit eget scope 1+2 samt dine egne leverandører/dit scope 3.

Og hermed kommer CSRD direktivet de facto til at skubbe samme krav videre i enhver leverandørkæde! For vi er alle en integreret del af det næste leds Scope 3 emission.

Al indberetning skal mest hensigtsmæssigt foregå efter samme grundvilkår, så data kan indgå direkte i de samlede rapporteringssystemer hos den enkelte virksomhed. Dvs. helt lavpraktisk er compliance med kravene fra CSRD/CSDDD indlysende at rapportere efter.

Men glem ikke fordelene!

Husk altid at der er ikke kun ulemper forbundet ved at være på forkant med arbejdet i sin værdikæde og leverandørkæde:

– imødekommer et generelt stigende krav fra kunder
– fremtidssikrer dermed din forretning
– er på forkant med forbrugerkrav og lokalsamfund, medarbejdere og interessenter
– er på forkant med national lovgivning og internationale standarder
– kan tilgodese krav og/eller lavere satser fra bank/finansiering

Start med et tjek!

…og få en fornemmelse af, hvad en due diligence proces egentlig er.

Tjekket finder du hos Erhvervsstyrelsen, der giver dig et overblik over dit eksisterende arbejde med ansvarlighed, og få indblik i, hvor langt du er, og hvor du kan forbedre dig.

I gang – metode til arbejdet med leverandører: De 6 skridt

Rammevilkårene for arbejdet med ansvarlig leverandørstyring er CSRD og CSDDD. Men ansvarlig virksomhedspraksis som formuleret i CSRD/CSDDD tager afsæt i OECDs og FNs retningslinjer. Og den grundlæggende kerne i arbejdet består i at kortlægge forsyningskæderne – hele værdikæden.

For danske virksomheder er der udviklet et rammeværktøj – De 6 Skridt – der tager afsæt i OECDs anbefalinger fra Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct.

Supplerende til OECDs overordnede anbefalinger er der udviklet guides til specifikke brancher, ligesom også den danske version (de 6 Skridt) har en overbliksside med risiko overblik for udvalgte brancher.

Selve Due Dilligence arbejdet kan opdeles i fire overskrifter:

– kortlægning af værdikæden med fokus på at forebygge, begrænse og afklare risici for negatvie påvirkninger på mennesker, miljø og klima
– define målsætninger for løbende forbedringer
– involvere alle interessenter i forløbet
– dokumentere arbejdet med ansvarlighed og sikre transparens og valg og afgrænsninger

Samlet vil arbejdet sikre at vi holder fokus på de væsentligste påvirkninger af vores forretning og herunder investerer tid og ressourcer i relevante initiativer. Arbejdet er samtidigt et fremragende værktøj til at indgå i meningsfulde aktiviteter, der understøtter FNs Verdensmål.

De 6 Skridt – ansvarlighed og Due Diligence

Det er stærkt anbefalelsesværdigt at læse eller hente materialet på websitet – det er særdeles pædagoisk opbygget og grundigt forklaret. Guiden er udviklet af Etisk Handel Danmark, og formålet er at hjælpe til arbejdet med Due Dilligence for menneskerettigheder, miljø og klima.

Erhvervsstyrelsen har også udgivet en guide til processen, der er tilgængelig her
Hos begge guides findes skabeloner, vejledninger og cases til inspiration for arbejdet.

Virksomheder kan bruge guiden som rammeværktøj til at styrke og udvikle egne due diligence-systemer og løbende integrere arbejdet i processer og arbejdsgange – da de internationale retningslinjer tillader fleksibilitet og tilpasning af arbejdet til egen virksomheds set-up, specifikke tiltag og processer.

I det følgende findes det korte overblik over de enkelte skridt.

1. Forpligtelse og forankring

Hele arbejdet starter med at virksomheden formulerer et “løfte” – hvordan vil vi arbejde med bæredygtighed i virksomheden. Det skal tage afsæt i hvem I er, hvad I arbejder med, og hvilken ambition, der skal sættes for arbejdet og indsatsen. Det kan lyde tvetydigt at tale ambition – men reelt er det en nøgleopgave hvorvidt man sætter sig for “blot” at overholde lovkrav, udvikle forsyningskæder proaktivt i tæt samarbejde med leverandører eller gøre en reel forskel på udvalgte områder for udvalgte interessenter.

Det er ikke et krav, at I laver et selvstændigt dokument, men det bør være tydeligt, at der er tale om politik for menneskerettigheder, miljø og klima. En politik kan derfor enten stå alene eller blive tilføjet til eksisterende politikker. Ifølge internationale retningslinjer er en tilføjelse i virksomhedens Code of Conduct dog ikke tilstrækkelig.

De 6 Skridt anfører supplerende at den gode politik blandt andet er
– besluttet og godkendt af øverste ledelse
– indeholder de specifikke politikker ift af afhjælpe potentielle såvel som negative indvirkninger
– er offentligt tilgængelig fx på virksomhedens website
– afspejles i den daglige drift

Grundlæggende er løftet også grænserne for at deltage i arbejdet, og som minimum bør der formuleres en udtalelse om planerne for at arbejde struktureret med menneskerettigheder, miljø og klima. Det må dermed gerne være udtryk for et foreløbigt første skridt på en længere udviklingsrejse.

Ligeledes er FNs Verdensmål en strålende inspiration til at italesætte indsatsområder og få handlingsplanen integreret med de generelle mål for planeten. Husk at der en dansk “oversættelse” af FNs Verdensmål til danske vilkår og forhold. Det er 2030-panelet der står bag de udvalgte danske målepunkter.

Der er også inspiration at hente hos Global Compacts danske afdeling.

Husk afslutningsvist, at CSRD bliver det centrale, kommende rapporteringsværktøj – så start allerede her med at forberede compliance i opbygningen af rapportering.

2. Risikovurdering

Udgangspunktet for risikovurderingen er virksomhedens primære berøringsflader. Der er to elementer i denne risikovurdering. Først danner I jer et samlet risikobillede, hvorefter I skal prioritere jeres indsats.

Udgangspunktet er en kortlægning af leverandører, underleveradører og samarbejdspartnere. Det er dermed den fulde leverandør- og forsyningskæde, der skal indgå i kortlægningen, herunder også påvirkninger ved håndtering af produktet efter brug.

Undersøg fx hvor kommer materialer fra, impact på biodiversitet, forurening lokalt, arbejdsforhold lokalt, kendte udfordringer i landet, mediedækning etc.

Formålet er grundlæggende at kortlægge alle risici, det være sig landespecifikke (hvis udenlandsk produktion/råvarer), branchespecifikke, knyttet til materialer, produktion, processer eller end-of-life håndtering.

De generelle risici kan identificeres ved brug af overvågningsplatforme og organisationer, herunder Etisk Handel og CSR Risc Checker Tool

De specifikke risici afdækkes ved spørgeskema undersøgelse blandt leverandørerne. Start altid med en indledende samtale, inden skemaet sendes – dialogen gør det specifikt og vedkommende, hvilket i sidste ende skulle udmøntes i gensidig nytte og udbytte. En efterfølgende kritisk gennemgang af materialet er dog nødvendig, herunder om svarene virker retvisende, eller der må iværksættes dialoger, besøg og/eller egentlige audits.

Slutmålet er et samlet overblik over risikokortlægning og prioritering af den enkelte risiko efter samlet vurdering af alvorlighed. Hvad er de væsentligste risici for vores branche og vores virksomhed. Husk i øvrigt at virksomhedens CO2 udledning er en integreret del af klimapåvirkningen.

3. Håndtering

Håndteringen er vores beredskab efter af vi har identificeret forhold vi er nødt til at forholde os til

– herunder evaluere hvor stort er vores ansvar egentligt?

Det er nyttigt at opdele ansvaret i tre kategorier:
FORÅRSAGER – vores direkte ansvar
BIDRAGER TIL – vi har ikke den egentlige beslutning, kontrol, men et afledet ansvar pga. vores indkøb
FORBUNDET MED – vi er usikre på ordentlighed forbundet med området, arbejdsvilkår, råvarer etc, men ingen reel indflydelse overhovedet

Det forventes at virksomheder forsøger at forebygge, minimere og afbøde negative påvirkninger. Jeres overvejelserne bør derfor medtage en intention for konsekvenser:
– skal/bør vi overveje en ny leveradør?
– skal vi sætte aftaler, rammer og mål for leverandøren?
– etablere audits og certificeringer som forudsætning for samhandel?
– skal vi aktivt selv bidrage til forandring sammen med leverandøren?

Valgene afspejler hvor let det er at skifte, eller hvor væsentlig leverandøren er subsidært interessen i at ændre adfærd. Hvad sker der, hvis vi stiller krav? Hvilke greb har vi til at skabe forandring, kan vi trække leverandører tættere på, så vi kan udvikle sammen, skal vi reducere til færre leverandører.

Indkøbsafstemning med leverandører handler overordnet om fairness, samarbejde, rimelighed og indflydelse – en slags code of conduct to buying responsible.

4. Løbende opfølgning

For at sikre, at initiativer forløber som forventet, skal der naturligvis løbende følges op.
Der er tre overordnede områder at have fokus på:

-Politikker og risikovurdering
-Håndtering af negative indvirkninger både i virksomheden og værdikæden
– Interne due diligence-processer

Det kan gøre arbejdet med due diligence konkret og målbart, hvis der opsættes målepunkter eller KPI’er (Key Performance Indicators) for de forskellige indsatser, for at følge op på din virksomheds arbejde med at stoppe, forebygge eller afhjælpe aktiviteter og risici for negativ indvirkning.

Det vil afhænge af din virksomhed og din leverandørkæde, hvilke KPI’er, der giver mening at opsætte.

Målene bør sættes i samarbejde mellem relevante afdelinger i virksomheden og sammen med leverandøren. Det kan eksempelvis være indkøb, forretningsudvikling og salgsafdelingen. Det er også vigtigt at tjekke om jeres virksomheds CSR- eller due diligence arbejde er afstemt med jeres indkøbspraksis.

…Et løbende arbejde!
Arbejdet med due diligence for menneskerettigheder og miljø er et løbende arbejde, der skal forankres i virksomhedens forretningsgang hen over året. Det er derfor vigtigt, at I som virksomhed sætter tid og ressourcer af, til at styrke jeres due diligence proces. Jeres indsats skal kunne justeres løbende især i tilfælde af overtrædelser.

I kan med fordel bruge Plan, Do, Check, Adjust tilgangen til arbejdet med due diligence for menneskerettigheder. Det betyder at I aldrig bliver færdige, men løbende skal forbedre arbejdet.

5. Kommunikation

I vore dage med det intense fokus på greenwashing er begrebet kommunikation om bæredygtighed blevet lettere angstprovokerende.

Men due diligence for bæredygtighed handler ikke kun om at analysere og håndtere risici. Det handler også om at være åben og transparent om dit arbejde, herunder dele det med offentligheden og dine interessenter.

Det gælder selvsagt også egne, traditionelle kanaler som website, årsrapport og bæredygtighedsrapport, samt via nyhedsbreve og sociale medier.

Udover den implicitte forpligtelse kommunikationen medfører, er det nyttigt at dele viden om, hvordan din virksomhed arbejder med at håndtere risici for negative indvirkninger på mennesker, miljø og samfund.

Glem heller ikke de interne – det kan være et væsentlig element i arbejdet med identitetsfølelse og fastholdelse af medarbejdere, at kommunikere, dele og have dialoger omkring virksomhedens indsats.

6. Genopretning og klagemekanisme

Er uheldet ude – er vi forpligtet til at rydde op; hjælpe med at ”gøre skaden god igen”, hvis mennesker, miljø eller samfund er blevet påvirket negativt. Derudover bør du etablere en klagemekanisme, der gør det muligt at indberette eventuelle klager til din virksomhed.

Genopretning og klagemekanisme er sidste skridt i due diligence-processen.

Klagemekanismen er ikke at forveksle med en whistleblower ordning. Der er ingen formkrav, der skal blot stilles en mulighed til rådighed for at indsende en klage. Klagemekanismen skal både kunne bruges af interne og eksterne personer til at informere virksomheden om aktiviteter i din virksomhed eller i værdikæder, der har en negativ indvirkning på mennesker, miljø og samfund.

Det er derfor en god idé at gøre klagemekanismen tilgængelig for både ansatte, leverandører og underleverandører. En klagemekanisme kan på denne måde virke både forebyggende og endog medvirke til at løse problemer i opløbet.

Vælg den praktiske løsning for en klagemekanisme, der passer din virksomhed bedst.

Det kan være en email, en kontaktformular på websitet eller et telefon nummer. Mere avancerede løsninger kunne være en tredjeparts-klagemekanisme, der fx administreres af et advokatkontor, en brancheforening, en fagforening, en civilsamfundsorganisation eller en online portalløsning.